虚假报销 ——公司应从败诉案件中获得的启示
员工虚假报销是违背诚信原则的行为，是欺诈公司、损害公司利益的行为。因此，许多公司在发现员工存在虚假报销的行为后，选择以虚假报销严重违反公司规章制度为由解除与员工的劳动合同。但是，我们发现在实践中，仍存在许多公司败诉的案例，尽管员工存在虚假报销行为，公司仍被认定为违法解除，需要支付违法解除赔偿金。
我们着重分析了一些公司以虚假报销为由解除劳动合同，并且一定程度上举证证明了员工的虚假报销行为，但是公司仍败诉的诉讼案例，从中总结归纳了法院意见，最后给出公司对于预防以及事后调查处理员工虚假报销的合规建议。
败诉原因一：员工虚假报销的行为并不当然构成严重违反公司规章制度
虚假报销包括很多种情形，可以是提交虚假的支持文件（一般为发票）进行报销，也可以是员工伪造了一个基础事实或者支持文件与基础事实不一致，比如该员工未去往某地出差，却报销了某地的差旅费，均属于虚假报销。
但是实践中，很多公司在其规章制度中没有对虚假报销做出详细的规定。一些案例中，法官则认为，员工确实存在虚假报销的行为，但并不构成严重违反公司规章制度，公司直接以虚假报销为由解除劳动合同，是“处罚失之过重，属于处罚不当”。并且，在公司内部，可能会存在一些报销的惯例，例如允许员工报销的基础事实与支持文件不一致，公司已认可了这种做法，再主张员工虚假报销，严重违反公司规章制度，则存在很大的败诉风险。也就是说，公司如果没有在其规章制度中对虚假报销做出详细的规定，员工对于其虚假报销的行为则有一定的解释权，例如在一个案例中，员工提交了连号发票作为报销凭证，但其解释为公司财务接受补票，法官则认为该解释合理。在另一个案例中，员工自认其报销的金额中包括一些为客户打车的费用而非自己的消费，但结合其销售经理的岗位性质和特点，法官认为不构成严重违反公司规章制度。
败诉原因二：公司对员工报销有审批权
公司一般由财务部门审批员工的报销申请，有一些公司甚至要求报销申请由该员工的领导层层审批并签字确认。事后审计时，公司才发现了员工虚假报销的行为。公司审批通过了员工的报销申请，并且已经将报销款支付给员工，之后才发现该报销为虚假，可能是发票虚假，也可能是就消费情况进行了进一步调查后，发现根本没有真实消费等。公司是否还能以已经完成的报销为虚假给予员工处分？在司法实践中没有统一的结论。但是我们通过一些公司败诉的案例发现，公司在审批报销时，就一些问题没有提出异议并驳回员工的报销申请，或者已经就可疑之处与员工有过沟通，又或者是完成报销后长时间未提出异议，这些情况下公司均存在一定败诉风险，法官可能认为公司已经行使了审批权，认可并完成了报销，则即便是员工构成虚假报销，但公司不能以此为由解除劳动合同。
败诉原因三：对于虚假报销，公司承担较重的举证责任
在虚假报销的案件中，公司通常承担较重的举证责任证明员工的虚假报销行为。实务中，公司如何固定证据，形成完整的证据链，对公司来说是一个挑战。财务部门可能发现员工报销存在很多疑点，例如发票经验证为虚假发票、连号发票报销、消费时间重合等，便认为该虚假报销问题已经很明显，公司就直接以虚假报销为由通知员工劳动合同解除。实务中，有些法官认为这些疑点并不足以作为证据证明虚假报销的事实，公司必须进一步举证。
公司应当如何进一步举证？实务中有一些公司通过聘请第三方会计师事务所或者调查公司进行进一步调查，包括对消费场地的走访、对商家进行访谈等方式，最后形成第三方调查报告，在仲裁或诉讼中作为证据提交。然而，公司可能不曾预想到，实践中第三方调查报告的证明力并不强，第三方调查报告实际属于间接证据，仲裁员或法官有可能不采纳或不完全采纳第三方调查报告的内容，从而导致公司因证据不足而败诉。
律师建议：
从这些公司败诉的虚假报销案例中，公司应当汲取经验教训，从制度方面以及调查取证手段方面做出一些改进，减少在未来虚假报销仲裁或诉讼中败诉的风险。我们基于案例研究，给出以下建议：
- 公司应当在其规章制度中进一步完善对虚假报销的规定。公司的规章制度不仅应当明确虚假报销的各种情形，还应当明确虚假报销的纪律处分后果。另外，公司的规章制度中也可以对公司报销的审查范围进行明确，即使员工报销通过了审批，公司仍有权事后追查、再次核查员工的报销行为，并且有权决定相应的纪律处分。这不仅是为将来可能发生的劳动争议做准备，其实也是一种事前预防。很多员工可能尚未有足够的合规意识，如果公司的规章制度对虚假报销有详细的规定，以便员工能事先了解哪些情况属于虚假报销，是违规的行为，则可以直接减少虚假报销行为的发生。公司还可以通过合规培训向员工普及虚假报销规定，并且获得员工签字的承诺函。
- 公司在调查取证中，应当获取直接证据。无论是公司委托律师还是第三方调查公司前往现场取证，获得的证据应当是直接的照片、谈话录音等，公司也可以选用公证的方式进行证据固定。当然，公司或律师调查取证的范围有限，除了尽可能的获得直接证据外，也可以通过报案或者司法取证进一步获得证据。另外，公司在一定程度上查证了员工虚假报销的行为后，与员工进行谈话也是非常重要的取证方式。就报销的不合理之处，要求员工解释，一方面是给员工一个申辩机会，提前了解员工可能的答辩策略，另一方面员工也可能在谈话中承认虚假报销事实或者反映其主观欺诈恶意。